La preparación de pedidos, o picking, es una de las operativas más críticas y costosas de cualquier almacén. Se calcula que concentra una parte muy importante de los costes operativos de la instalación, y es, además, donde más se juega la satisfacción del cliente: un pedido mal preparado es una devolución, una incidencia y, muchas veces, un cliente perdido.
Por eso, la forma en que se guía al operario durante el picking marca una diferencia enorme en productividad y en errores. A lo largo de los años han convivido distintos sistemas para dirigir esa tarea, desde el clásico papel hasta la voz o la luz. En este artículo repasamos los cuatro más extendidos (papel, radiofrecuencia, pick to light y picking por voz), en qué se diferencian y cómo elegir el más adecuado para tu operativa.
Qué entendemos por «sistema de picking»
Conviene aclarar el término, porque se usa con distintos significados. El picking puede clasificarse según el método de trabajo (si el operario va hacia el producto o el producto viene al operario), según se organice por zonas o según cómo se agrupen los pedidos. Pero en este artículo nos referimos a algo muy concreto: el sistema o la tecnología que se utiliza para indicar al operario qué recoger, cuánto y de dónde, y para confirmar que lo ha hecho bien.
Ese «cómo se guía al operario» es determinante, porque de él dependen en gran medida la velocidad de preparación, la tasa de errores y la trazabilidad de toda la operativa. Veamos los cuatro sistemas principales.
1. Picking con papel: el punto de partida
El picking en papel es el método más tradicional. El operario recibe un listado impreso (la hoja de picking o picking list) con los productos que debe recoger, sus ubicaciones y las cantidades, y lo va marcando a mano a medida que completa el pedido.
Cómo funciona: se imprime la lista, el operario recorre el almacén siguiendo ese papel, recoge la mercancía y anota o marca lo recogido. Al terminar, esa información se vuelca (muchas veces manualmente) al sistema.
Ventajas: es sencillo, no requiere apenas inversión tecnológica y cualquiera lo entiende de inmediato. Para almacenes muy pequeños, con pocas referencias y poco volumen, puede ser suficiente.
Inconvenientes: es el sistema más lento y el más propenso a errores. Depende por completo de la atención del operario, no ofrece información en tiempo real (el stock no se actualiza hasta que alguien vuelca los datos) y no deja trazabilidad automática. Además, cualquier cambio de última hora en un pedido obliga a reimprimir. En cuanto el almacén crece, el papel se queda corto.
2. Picking por radiofrecuencia (RF): el estándar actual
El picking por radiofrecuencia sustituye el papel por un terminal portátil (una PDA o lector) conectado en tiempo real con el sistema de gestión del almacén. Es, hoy por hoy, el sistema más extendido y el que marca el estándar en la mayoría de los almacenes.
Cómo funciona: el terminal indica al operario a qué ubicación ir y qué recoger. Al llegar, el operario escanea el código de barras de la ubicación y del producto, confirmando así que está cogiendo el artículo correcto. El sistema valida cada paso y actualiza el stock al instante.
Ventajas: reduce drásticamente los errores gracias a la verificación por escaneo, trabaja en tiempo real (el inventario siempre está actualizado), aporta trazabilidad completa de cada movimiento y es muy flexible. Permite además optimizar las rutas del operario para reducir desplazamientos.
Inconvenientes: requiere que el operario maneje un terminal con las manos, lo que resta algo de agilidad en operativas muy intensivas, y depende de una buena cobertura de red inalámbrica en todo el almacén. Aun así, su equilibrio entre coste, fiabilidad y flexibilidad lo convierte en la opción de referencia para la mayoría de las empresas.
3. Pick to light: velocidad y sencillez visual
El sistema pick to light guía al operario mediante dispositivos luminosos instalados en las ubicaciones. Es un sistema pensado para zonas concretas de alta rotación, donde prima la velocidad.
Cómo funciona: cada ubicación cuenta con un pequeño display con una luz. Cuando hay que recoger de una ubicación, esta se ilumina indicando la cantidad a coger. El operario recoge, pulsa un botón para confirmar y la luz se apaga. No hay que leer listados ni escanear: basta con seguir las luces.
Ventajas: es muy rápido e intuitivo, reduce errores al eliminar la interpretación de listados y libera las manos y la vista del operario. Es ideal para zonas de picking intensivo con un número acotado de referencias de alta rotación, y su curva de aprendizaje es mínima.
Inconvenientes: requiere una inversión en infraestructura (los dispositivos en cada ubicación) y es poco flexible ante cambios frecuentes en la distribución del almacén, ya que las luces están asociadas a ubicaciones fijas. Por eso suele implantarse en zonas específicas y no en todo el almacén. Existe también su variante inversa, el put to light, que guía la colocación de artículos en pedidos durante la clasificación.
4. Picking por voz: manos y vista libres
El picking por voz, o pick by voice, guía al operario mediante instrucciones habladas a través de unos auriculares, y el operario responde también por voz. Es un sistema especialmente valorado en determinados entornos.
Cómo funciona: el sistema indica al operario, por voz, a qué ubicación dirigirse y qué recoger. El operario confirma en voz alta un código de control de la ubicación y la cantidad, y el sistema valida y da la siguiente instrucción. Todo ello sin mirar una pantalla ni manejar un dispositivo con las manos.
Ventajas: su gran baza es que deja las manos y la vista completamente libres, lo que aumenta la productividad y la seguridad. Resulta idóneo en entornos donde manipular un terminal es incómodo o inviable, como las cámaras de frío y congelación (donde se trabaja con guantes) o en operativas de manipulación intensiva. Reduce errores y agiliza la formación, ya que el operario simplemente escucha y responde.
Inconvenientes: requiere una inversión inicial y una fase de configuración y adaptación de los equipos a cada operario y entorno. En almacenes muy ruidosos hay que valorar bien la solución, aunque los sistemas actuales gestionan muy bien esas condiciones.
Comparativa rápida
Para verlo de un vistazo, estas son las diferencias clave entre los cuatro sistemas:
En coste inicial, el papel es el más bajo, la radiofrecuencia es moderada, y el pick to light y la voz suponen una mayor inversión. En velocidad, el papel es el más lento, la radiofrecuencia es alta, y el pick to light y la voz son los más rápidos. En tasa de errores, el papel es el más propenso a fallos, mientras que radiofrecuencia, pick to light y voz reducen los errores al mínimo gracias a la verificación. En trazabilidad en tiempo real, el papel no la ofrece y los otros tres sí. Y en flexibilidad, la radiofrecuencia es la más adaptable, mientras que el pick to light es el menos flexible por su infraestructura fija.
¿Cuál es el mejor sistema de picking?
La respuesta honesta es que no existe un sistema «mejor» en abstracto: existe el más adecuado para cada operativa. La elección depende de factores como el volumen de pedidos, el número de referencias, el tipo de producto, las condiciones del entorno (temperatura, ruido), el presupuesto disponible y los objetivos de productividad.
De hecho, lo más habitual en almacenes bien diseñados no es elegir un único sistema, sino combinar varios: radiofrecuencia como base general del almacén, pick to light en las zonas de alta rotación y voz en las cámaras de frío, por ejemplo. La clave está en analizar cada zona y cada flujo para asignar a cada una la tecnología que mejor rendimiento le da.
Y hay un punto común a todos ellos: por muy avanzado que sea el sistema de ayuda al operario, su eficacia depende de que exista un buen software de gestión de almacenes (SGA) que lo orqueste. Es el SGA el que decide qué recoger, en qué orden y por qué ruta, y el que integra la voz, la luz o la radiofrecuencia en una operativa coherente y trazable. La tecnología de picking es el «cómo se comunica» la orden; el SGA es la inteligencia que hay detrás.
Elige el sistema de picking adecuado para tu almacén
Escoger e implantar el sistema de picking correcto es una de las decisiones que más impacto tiene en la productividad y la fiabilidad de un almacén. Papel, radiofrecuencia, pick to light y voz no son opciones excluyentes, sino herramientas que, bien combinadas y coordinadas por un buen software, permiten preparar más pedidos, más rápido y sin errores. En Movilges llevamos más de 30 años ayudando a empresas a diseñar e implantar la solución de picking que mejor se adapta a su operativa, integrando la tecnología adecuada con un SGA que la coordina de principio a fin. Analizamos tu almacén, tus flujos y tus objetivos para recomendarte la combinación óptima. Solicita tu demo y descubre cuánto puede mejorar tu preparación de pedidos.
